Mercoledì 9 gennaio, nella sede di Palazzo "Alla Giornata" si è tenuto un incontro tra i rappresentanti del ministero per i Beni e le attività culturali e quelli dell'Università, alla presenza del direttore generale per le Biblioteche, gli istituti culturali e il diritto di autore, Rossana Rummo, del rettore Massimo Augello, del sindaco Marco Filippeschi, del soprintendente per i Beni architettonici, paesaggistici, storici, artistici ed etnoantropologici per le province di Pisa e Livorno, Gian Carlo Borellini, e della direttrice della Biblioteca universitaria nazionale, Angela Marseglia.
Il gruppo dei tecnici (composto dagli ingegneri Paolo Iannelli, del MIBAC, Walter Salvatore e Simona Burchi, dell'Ateneo pisano, e dall'architetto Marta Ciafaloni, della Soprintendenza) ha presentato il crono-programma integrato delle attività, che include gli ulteriori studi e le specifiche iniziative finalizzate a completare la valutazione della sicurezza dell'edificio della Sapienza e a individuare gli interventi necessari per la riapertura del Palazzo. Sono stati inoltre illustrati i lavori da realizzare al San Matteo per garantire l'apertura di un servizio al pubblico della Biblioteca universitaria nazionale per l'intero periodo di chiusura della Sapienza.
Il crono-programma prevede che entro la fine di marzo vengano concluse le indagini conoscitive dell'edificio, che saranno integrate con i necessari approfondimenti entro il mese di giugno. Da quella data sarà quindi possibile effettuare le valutazioni circa la compatibilità delle funzioni esistenti. A oggi sono stati già avviati i rilievi di dettaglio delle strutture della Sapienza, nonché i necessari studi geotecnici e il monitoraggio del quadro fessurativo presente nel Palazzo.
Le indagini e le analisi di sicurezza saranno completate entro il mese di ottobre e consentiranno la realizzazione degli eventuali interventi ritenuti necessari.
Per quanto riguarda il San Matteo, è stata individuata una sezione in cui allestire una sede distaccata della Biblioteca universitaria comprensiva di sala consultazione, che consentirà una ripresa del servizio nei confronti dell'utenza universitaria e degli studiosi, seppur con alcune limitazioni in ordine ai prestiti. In questo caso, i lavori sono stati definiti e finanziati in modo da poter aprire la sede al pubblico entro l'inizio del nuovo anno accademico.
Infine è stato deciso di potenziare già da oggi il servizio di prestito della Biblioteca universitaria nazionale, attraverso l'individuazione di ulteriori spazi da destinare allo scopo.