Massima attenzione e disponibilità da parte di tutte le istituzioni coinvolte, insieme alla consapevolezza che il Palazzo della Sapienza, la Biblioteca Universitaria e la facoltà di Giurisprudenza rappresentano un patrimonio fondamentale per l'Università e la città di Pisa. Nello stesso tempo, è emersa la constatazione che non esistono sedi che, per caratteristiche e disponibilità, possano ospitare nell'immediato e in modo definitivo la Biblioteca Universitaria e quindi la necessità di individuare una soluzione provvisoria, attraverso un apposito Gruppo di lavoro. Sono questi i principali esiti della Conferenza dei Servizi convocata dal rettore Massimo Augello per lunedì 4 giugno 2012, alla quale hanno partecipato, oltre all'Università, rappresentanti della Biblioteca Universitaria, della Soprintendenza per i Beni architettonici, della Direzione generale Beni culturali e paesaggistici per la Toscana, della Direzione generale per le biblioteche, del Comune e della Provincia di Pisa, della Regione Toscana, della Prefettura, dell'Agenzia del Demanio e dello Stato Maggiore della Difesa.
Nell'intervento introduttivo, il rettore, ribadendo l'importanza del Palazzo e della sue Biblioteche nella storia dell'Università e della città di Pisa e quindi la necessità di coinvolgere gli enti territoriali nella soluzione del problema, ha precisato le ragioni che hanno portato alla chiusura del Palazzo della Sapienza, legate soprattutto alla criticità della presenza degli oltre 700.000 volumi delle biblioteche in un edificio storico, oltre che all'evento sismico delle ultime settimane. Ha quindi illustrato i provvedimenti già adottati dall'Università e dalla facoltà di Giurisprudenza per ridurre al minimo i disagi a carico degli studenti, dei docenti, del personale tecnico-amministrativo e di tutti coloro che quotidianamente frequentano la sede della Sapienza. A nome delle due istituzioni direttamente coinvolte, il rettore e la dottoressa Maddalena Ragni, della Direzione generale Beni culturali e paesaggistici per la Toscana, hanno quindi sottolineato l'importanza di sviluppare un'azione comune a tutti gli enti potenzialmente interessati, sia del territorio che a livello nazionale, insistendo in particolare sull'urgenza di individuare uno spazio adeguato e disponibile in tempi rapidi, di circa 4/5.000 metri quadri, in grado di ospitare definitivamente la Biblioteca o, in subordine, di un luogo per accogliere provvisoriamente i libri da essa custoditi.
Tra le diverse strutture prese in considerazione nella prima ipotesi, nessuna è parsa praticabile per caratteristiche e immediata disponibilità e dunque alla fine è prevalso l'orientamento di cercare una soluzione provvisoria dove spostare i libri della Biblioteca Universitaria, in modo da permettere lo sgombero dei locali attualmente occupati e un esame completo e puntuale degli interventi da realizzare all'interno del Palazzo della Sapienza. Sulla base di una seria programmazione e della conseguente prevedibile ingente spesa, potranno essere inoltre attivati dei percorsi per ottenere finanziamenti ad hoc da parte del governo o dei vari ministeri interessati.
La Conferenza si è conclusa con la decisione di nominare un Gruppo di lavoro tecnico, coordinato dal rettore e dalla dottoressa Ragni e composto da un rappresentante per ognuna delle istituzioni concretamente interessate al problema, con il compito di condividere e coordinare le soluzioni future. Infine, si è ipotizzato di individuare una sede operativa della Biblioteca Universitaria, in analogia a quanto fatto per la Biblioteca Giuridica dell'Ateneo, e svolgere i servizi ritenuti essenziali, rendendo così immediata testimonianza della continuità della stessa Biblioteca Universitaria, oltre che di gestire tutte le problematiche comuni legate allo sgombero dei locali da essa occupati nel Palazzo della Sapienza.