Nelle more della predisposizione del “Regolamento missioni per il personale esterno” si comunicano le modalità di svolgimento e il trattamento economico delle missioni per i componenti delle commissioni di laurea abilitanti e abilitazioni professionali non dipendenti dell’Università di Pisa.
Le fatture, le ricevute e gli scontrini devono essere inviati soltanto per mail, ma devono essere leggibili, soprattutto per quanto riguarda la data di emissione e l’importo.
Si consiglia comunque di conservare con cura l’originale cartaceo della documentazione inviata, almeno fino all’avvenuto rimborso delle spese sostenute; per verifiche amministrative potrebbe essere necessaria l’esibizione di scontrini, ricevute o fatture originai da parte del commissario.
- Viaggio: Ai fini del rimborso delle spese di viaggio sono considerati mezzi di trasporto ordinari e pertanto non necessitano di una specifica autorizzazione: treni, metropolitane, autobus, navi, aerei, taxi nei limiti dei tragitti urbani e altri mezzi in regolare servizio di linea. Tuttavia, tutte le spese relative ai viaggi saranno rimborsate solo se verranno utilizzati i mezzi pubblici più economici.
Il taxi è consentito soltanto per i tragitti urbani e, in mancanza di ricevuta fiscale, nel documento di spesa deve essere indicata la data, la sigla identificativa del taxi, l’importo pagato e la firma del tassista, in mancanza di questi dati non è possibile procedere al rimborso della spesa.
Il taxi extraurbano e il mezzo proprio non sono considerati mezzi di trasporto ordinari ma straordinari.
Il mezzo straordinario potrà essere rimborsato solo nei seguenti casi:
a. convenienza economica rispetto ai mezzi ordinari, in considerazione dell’uso del mezzo da parte di più soggetti per la stessa trasferta;
b. eventi atmosferici, naturali e socio-politici eccezionali;
c. scioperi, guasti e ritardi che impediscono il trasporto, debitamente documentati.
L’eventuale rimborso dei mezzi straordinari dovrà essere autorizzato dal Dirigente prima di raggiungere la sede della commissione. L’autorizzazione del rimborso delle spese relative all’utilizzo del mezzo straordinario è subordinata ad una valutazione di congruità, opportunità ed economicità.
Il rimborso dei costi di utilizzo del mezzo straordinario non sarà comunque superiore al costo del treno economicamente più vantaggioso.
In caso di mancata autorizzazione, non sarà effettuato alcun rimborso.
L’autorizzazione al rimborso del mezzo proprio non comporta da parte dell’Università di Pisa la copertura assicurativa per danno al mezzo e/o alla persona.
Le spese di viaggio sono rimborsabili per partenza dalla sede di servizio e arrivo nella sede di svolgimento della missione. E’ ammessa la partenza o l’arrivo in altra sede in cui il soggetto si trovi per motivi di servizio o di residenza; ma le spese sono rimborsate fino a un massimo pari all’importo della spesa con partenza o arrivo nella sede di servizio.
- Orario di partenza e rientro: in previsione di partenze anticipate o rientri posticipati rispetto alla data e l’orario di convocazione, il commissario è tenuto ad inviare precedentemente alla partenza una dichiarazione, ove dimostra che la partenza anticipata è motivata da criteri di economicità più vantaggiosi per l’Ateneo relativamente alle spese di viaggio. Tale dichiarazione è soggetta ad autorizzazione del Dirigente.
ES: per una commissione convocata alle ore 8,30, la partenza può avvenire al massimo nel pomeriggio del giorno precedente e non nella mattina del giorno precedente.
ES: per una commissione che termina la propria attività nelle prime ore del pomeriggio, non è previsto il rientro nel giorno seguente, bensì lo stesso giorno.
In mancanza di preventiva autorizzazione del Dirigente, sarà rimborsato soltanto un pasto relativo al giorno della convocazione per un importo massimo di € 40,00 e non sarà rimborsato né un secondo pasto, né altre piccole spese per spuntini. E in caso di pernottamento (missione di almeno 12 ore), sarà rimborsata la spesa relativa ad una notte (per una persona, camera singola standard).
- Alloggio: per missioni di durata superiore a 12 ore gli interessati potranno prenotare direttamente una camera per una notte in un albergo a scelta, residence, stanze o appartamenti in affitto, di classe o tipologia rispondenti a criteri di economicità, efficienza e decoro, per un importo massimo di € 90,00 e provvedere direttamente al pagamento. Tale spesa sarà rimborsata dall’Ateneo in sede di restituzione delle spese, solo se documentata con FATTURA intestata al commissario e per l’importo relativo all’utilizzo di una camera per una sola persona.
Si precisa che non sarà rimborsato nessun importo se documentato da scontrino o da moduli di prenotazione di Booking, Expedia, ecc. di cui l’Hotel non rilascia la relativa fattura.
- Pasti: per missioni da 4 a 12 ore può essere rimborsato il costo di un pasto + eventuali spuntini per un importo totale massimo di € 40,00. Per missioni superiori a 12 ore spettano 2 pasti + eventuali spuntini per un massimo di € 40,00 cad. In mancanza di preventiva autorizzazione del Dirigente di cui al punto 2, sarà rimborsato soltanto un pasto relativo al giorno della convocazione per un importo massimo di € 40,00 e non sarà rimborsato né un secondo pasto, né altre piccole spese per spuntini.
Procedura per la liquidazione del compenso e rimborso spese
Entro 30 giorni dalla data del verbale relativo alla prova finale, devono essere spediti per via telematica i seguenti moduli (compilati e sottoscritti) al seguente indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. :dopo il controllo dei documenti, seguirà una comunicazione e-mail da parte dell'ufficio contenente la conferma della correttezza o l'eventuale richiesta di integrazione.
In caso di mancato completamento della documentazione richiesta non sarà liquidato alcun compenso:
- lista spese sostenute
- prospetto dichiarazione aliquota
- richiesta rimborso spese di missione
- la lettera di incarico del Ministero
- copia di un documento d'identità
- copia della tessera sanitaria
- copia del curriculum (firmato e di data non anteriore ad un anno)
- dichiarazione di cui al D.Lgs n. 33/2013
La corretta compilazione dei moduli e in particolare l'indicazione dell'aliquota fiscale massima da applicare, consentirà di provvedere ad una più veloce liquidazione del rimborso.
Il compenso spettante (fisso e variabile) verrà corrisposto d'ufficio sulla base dei verbali sottoscritti in sede di esame dalla commissione giudicatrice.
Informazioni a cura di:
Direzione Didattica Studenti e Internazionalizzazione
largo Bruno Pontecorvo n. 3 - Pisa
e-mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.