Sono tre anni, e questo 2023 è il primo anno senza emergenza COVID, è inevitabile quindi guardarsi indietro e ripensare a quel giorno di tre anni fa dove tutto è cambiato per sempre, e oggi possiamo cominciare a guardare in retrospettiva quei momenti convulsi e i cambiamenti che hanno portato nel nostro modo di vivere e nei servizi che gestiamo. Personalmente ho avuto un posto in prima fila in quei giorni, con la responsabilità addosso di migrare tutte le attività di un grande Ateneo italiano come l'Università di Pisa on-line per assicurare che tutto proseguisse nonostante il rigoroso lock-down che cominciò il 9 marzo del 2020, un lunedì. Penso che sia giusto raccontare quei giorni, per ricordare il senso di smarrimento, di dubbio, ma anche di grande solidarietà che ci ha costretto a digitalizzare il nostro paese molto più di numerose leggi, decreti-legge e circolari governative.
La quiete prima della tempesta
Dopo settimane di notizie sui media e servizi sempre più preoccupanti sul dilagare di questo coronavirus di cui poco si sapeva ma che già stava mettendo in crisi le strutture sanitarie del paese, si cominciava a parlare sempre più insistentemente di spostare i servizi on-line e quali fossero le opzioni per erogare attività come la didattica frontale a distanza. Il nostro Ateneo faceva uso di due piattaforme cloud pubbliche, entrambe con funzioni di web conferencing, già integrate con il sistema di identità di Ateneo ma che erano scarsamente utilizzate dalla maggior parte degli utenti.
Cominciammo a studiare le API di queste piattaforme, nella consapevolezza che supportare digitalmente le circa 2.000 attività formative che il nostro Ateneo tiene in un semestre avrebbe richiesto meccanismi di automazione e integrazione con i database di Ateneo.
La pressione sull'organizzazione IT dell'Ateneo stava già montando autonomamente, sia per il Sistema Informatico di Ateneo che per la Direzione Infrastrutture Digitali, con colleghi che, spaventati dalle notizie, scrivevano sempre più insistentemente chiedendo se la trasposizione in digitale di una certa procedura cartacea fosse possibile per ridurre le persone allo sportello. Ho visto uffici che erano ritenuti inossidabili baluardi della firma cartacea cambiare repentinamente posizione e dire che, in fondo, un messaggio di posta elettronica era più che sufficiente.
All'ultima riunione del gruppoICT della #CRUI, a fine febbraio, eravamo preoccupati e ci confrontavamo sulle azioni che avremmo potuto promuovere per supportare e coordinare gli Atenei italiani in quella che si stava rapidamente delineando come una crisi pandemica globale, uno di quegli eventi che si verificano ogni cento anni. Non era di certo rassicurante avere la responsabilità dei servizi IT, e in molti ci chiedevamo se il repentino incremento delle attività on-line sarebbe stato supportato dalle infrastrutture a disposizione.
Ricordo che mentre salivo in treno per tornare dall'incontro romano mi chiamarono il Rettore Paolo Mancarella e il prorettore all'Informatica Paolo Ferragina chiedendomi dettagli a proposito dei servizi di streaming e quali erano le opzioni a disposizione.
Ma qualcuno sperava che fosse solo un temporale, che in fondo si trattasse solo di un'influenza un po' più pesante, ma le notizie sui primi focolai, i servizi al TG delineavano una situazione completamente differente.
Il 4 marzo: l'inizio di tutto
Mercoledì 4 marzo mattina il Rettore convoca una riunione d'emergenza con le figure di riferimento per annunciare che il Ministro ha comunicato lo spostamento delle attività a distanza a partire da lunedì 9 marzo: gli atenei devono sospendere le attività in presenza (non era ancora chiaro in quel momento che il 9 marzo sarebbe stato annunciato dal Presidente del Consiglio dei ministri, Giuseppe Conte, il lock-down di tutta la nazione).
Ricordo che ci misi qualche minuto a metabolizzare l'informazione appena ricevuta e le sue conseguenze. Dopo un momento di shock condiviso con i presenti cominciammo a discutere animatamente sulle azioni da intraprendere, ognuno per le aree di propria competenza.
La parte IT era inevitabilmente centrale alla discussione: tutto sarebbe stato erogato on-line qualsiasi cosa volesse dire. Per fortuna nei giorni precedenti ci si era cominciati a porre qualche domanda; quindi, avevo avuto il tempo di studiarmi la libreria PowerShell di Microsoft Teams mentre il Prof. Vincenzo Gervasi aveva cominciato a studiare le API e l'ambiente di scripting di Google GSuite.
Decidemmo rapidamente il modello: un Team di Microsoft Teams e una classe Google Classroom per ciascun insegnamento. Era necessario però pensare a come:
- Generare i Teams e le Classroom in modo che i proprietari fossero i docenti
- Definire una convenzione per i nomi per supportare gli studenti nella loro ricerca
- Preparare la documentazione di base che consentisse ai docenti di effettuare lo streaming delle lezioni
- Preparare la documentazione per gli studenti
- Modificare i portali di Ateneo, in particolare il portale Esami dove sono presenti i programmi degli esami e dove ci si iscrive alle prove, per introdurre una sezione dedicata alle "aule virtuali" che ne consentisse la ricerca
La piattaforma #moodle di Ateneo avrebbe continuato a supportare le attività degli insegnamenti (affiancata da Teams e Classroom) ma lo streaming sarebbe stato limitato alle piattaforme cloud poiché non eravamo sicuri che i processori a disposizione nel nostro datacenter avrebbero supportato oltre 30.000 stream contemporanei. Speravamo che il cloud pubblico avrebbe retto anche se avevamo tutti la paura che passando tutto on-line, soprattutto dopo l'annuncio del lockdown generale, gli stessi operatori avrebbero avuto problemi a sostenere il carico.
Al termine della riunione il Rettore decide di sospendere la didattica nei giorni 5 e 6 marzo 2020 in modo da poter concentrare tutte le risorse sulla transizione on-line delle attività didattiche.
La transizione in quattro giorni
Una volta definita la direzione abbiamo cominciato tutti a lavorare convulsamente, il personale IT per contribuire a supportare la transizione alla didattica a distanza di quasi 2.000 docenti, il Comitato del Sistema Informatico di Ateneo a contribuire a diffondere le informazioni presso tutte le strutture, raccogliendo le problematiche e cercando di contribuire al meglio nel rassicurare i colleghi e comunicare le informazioni man mano che divenivano disponibili. Personalmente ho cominciato a lavorare a script e coordinare la parte sviluppo per realizzare tutte quelle funzioni necessarie ad esportare le informazioni necessarie a trasformare la programmazione didattica in gruppi Teams e Classroom per la piattaforma Google.
Ho ricordi molto intensi di quei giorni, fatti non solo di cicli di sviluppo e test continui, ma anche di innumerevoli call Teams per supportare i colleghi e dare consigli non solo su come utilizzare gli strumenti, ma anche su come rivedere il materiale perché fosse condivisibile, e su come si potesse rendere il proprio materiale disponibile online agli studenti. Ricordo di aver dormito tra le tre e le quattro ore a notte in quei giorni, e il resto del tempo era un lavorare frenetico, validando ipotesi fatte e sperando che l'impalcatura reggesse all'avvio della didattica a distanza.
Tutti davano il proprio contributo, scrivendo documenti di istruzioni, revisionandoli per assicurare che fossero il più comprensibili possibile.
9 marzo 2020 - il DAD-Day
Dopo quattro giorni di lavoro continuo il lunedì 9 marzo abbiamo cominciato con 2.000 insegnamenti e 30.000 studenti on-line circa. Tutto è filato liscio, l'impalcatura è stata sufficientemente robusta per reggere l'impatto, ovviamente non tutti e 2.000 gli insegnamenti avevano lezione il primo giorno. Questo ci ha dato tempo prezioso per mettere a pieno regime, supportando i colleghi mentre si apprestavano a cominciare l'avventura della DAD.
Lo stesso giorno Conte annunciava il primo lock down, quello più duro. Dichiarati servizi essenziali, il personale IT dell'Ateneo, incluso il sottoscritto, poteva andare al lavoro per assicurare il funzionamento dei servizi. Ricordo chiaramente le strade spettrali mentre andavo in ufficio ad assicurare che i servizi funzionassero e a supportare i colleghi.
Il lockdown generale ha innestato ulteriori emergenze, si è infatti reso necessario consentire non solo a docenti e studenti poter operare a distanza, ma anche consentire l'accesso in modalità sicura da parte del personale tecnico amministrativo per assicurare che i procedimenti amministrativi essenziali proseguissero anche a distanza. Per fortuna negli anni precedenti avevamo fatto importanti investimenti nelle infrastrutture ICT di Ateneo, e quindi i meccanismi e i servizi di accesso sicuro da remoto, grazie anche ad una nuova infrastruttura di sicurezza, erano largamente pronti, e con non troppo sforzo abbiamo messo in grado i colleghi tecnici e amministrativi di poter operare anche a distanza.
Il lungarno Antonio Pacinotti completamente deserto il 12 marzo 2020
La solidarietà di fronte alla crisi
Tutta la comunità ha contribuito a questo processo di transizione digitale epocale, mettendosi a disposizione, sforzandosi di apprendere strumenti nuovi, essendo tollerante nei confronti dei mille problemi che una transizione del genere inevitabilmente introduceva. Avrei centinaia di aneddoti da raccontare ma uno in particolare mi ha colpito, e nel suo essere buffo racconta di come tutti in quei giorni fossero pronti a fare la propria parte.
Mi chiama in ufficio un collega appena pensionato che doveva tenere un corso. Non aveva una formazione tecnico scientifica ed esordisce la telefonata con "Cisternino devo fare lezione a distanza, mi hanno detto che può aiutarmi". Io mi metto a disposizione e chiedo "Qual è il problema?", "non vedo il mio Team". Vista la rapidità nello sviluppo degli script non potevo escludere bug; quindi, comincio a cercare e verificare che le strutture dati fossero a posto, dopo poco dico "mi sembra tutto a posto, quale computer usa?", "non lo so...", "ha una mela?", "si", "bene, è un Mac, può provare ad aprire Teams". Comincia quindi una serie di domande in cui cerco di guidare il collega per capire il problema, e mi capita spesso di dire "clicchi su quel tasto" e ricevere come risposta "non succede niente... (pausa)... ah! no, sì, ora vedo, ma non vedo la mia classe".
Dopo circa venti minuti ed altrettanta frustrazione ho un'illuminazione: "scusi ma dove sta cliccando?", e il collega come se fosse la cosa più naturale del mondo risponde "sulle istruzioni!". Le istruzioni erano fatte con molti screenshot e quindi il collega leggeva le istruzioni, cliccava sulle immagini e quindi non succedeva niente, ma poi scorrendo trovava la schermata successiva che al telefono sembrava essere la naturale esecuzione. Una volta capito il problema l'ho assistito passo passo, e in pochi minuti era pronto ad operare. Per curiosità l'ho seguito: ha tenuto l'intero corso senza sbagliare niente e senza chiedere ulteriori aiuti, impegnandosi nell'apprendere un modo completamente nuovo nonostante la formazione lontana dalla tecnica e l'età.
Anche sul piano nazionale si respirava un clima di solidarietà di fronte alla pandemia: come membro del gruppoICT della #CRUI contribuivo all'organizzazione di webinar per mettere a comune le esperienze tra i vari Atenei, mettendo a disposizione anche il codice sviluppato e condividendo le esperienze, anche con il supporto dei vendor ICT che mettevano a disposizione risorse per aiutare in un momento di emergenza collettiva. C'erano numerosi dibattiti sui passi successivi, su come svolgere attività centrali come gli esami a distanza e quali strumenti usare, in particolare si parlava molto degli strumenti di "proctoring", strumenti un po' draconiani per il controllo a distanza dello studente durante la prova. Personalmente ero contrario a questi strumenti, mi sentivo già in difficoltà nell'entrare nelle case dei miei studenti con la telecamera, gli sfondi erano ricchi di informazioni e sono convinto che fosse sbagliato costruire un sistema di prevenzione che comunque non risolveva il problema. In quel momento ho anche scritto un articolo dedicato al tema su Agenda Digitale.
Un'infrastruttura resiliente
Mentre sviluppavamo servizi e facevamo uso del cloud le infrastrutture di Ateneo sono state aggiornate per assicurare che la rete, divenuta essenziale insieme ai sistemi audio video, fosse adeguata alla nuova realtà, prima a distanza e poi mista. Senza Stefano Suin e Maurizio Davini sarebbe stato impossibile avere quella stabilità e il supporto necessario a supportare i servizi sviluppati, grazie anche al potenziamento dell'infrastruttura WiFi nei poli didattici, e delle procedure di procurement portate a compimento in tempi rapidissimi quando le WebCam erano divenuto un bene prezioso al pari dei diamanti.
La robustezza e l'affidabilità del Green Data Center di San Piero a Grado ha svolto un ruolo centrale nell'erogazione dei servizi a distanza.
I primi tentativi di tirare le somme
La transizione all'uso quasi esclusivo di strumenti digitali ci ha travolto al punto da non lasciare spazio a riflessioni, ecco quindi che ogni volta che le acque si calmavano almeno in parte c'era la possibilità di fare il punto. Lo abbiamo fatto come CRUI e GARR con un altro articolo su Agenda Digitale. Più avanti lo abbiamo fatto insieme alla Human foundation producendo il primo studio sull'impatto sociale della DAD nel contesto dell'alta formazione, presentato in un evento (rigorosamente a distanza) con la partecipazione dell'allora Ministro Manfredi.
Lo studio offre un interessante spaccato sull'intero periodo, con commenti raccolti di studenti, docenti, e personale tecnico amministrativo, mostrando un quadro in cui si riconoscevano indubbiamente meriti alla DAD, soprattutto nei confronti di alcune fasce di studenti che trovavano più facilmente materiale video e di studio per riprendere percorsi di studio interrotti. Ma dopo l'entusiasmo iniziale dovuta alle attività a distanza è evidente come l'intera comunità chiedesse un ritorno alle attività in presenza senza però cancellare quanto di buono era stato introdotto durante la pandemia.
Costruire per il futuro
Come tutti ben ricordiamo ci sono state varie fasi durante la pandemia, e ciascuna ha richiesto di individuare soluzioni IT, e ogni volta ho cercato di fare investimenti guardando anche al post pandemia, e alcuni degli strumenti che oggi stanno divenendo portanti delle nostre infrastrutture di servizio sono nati per affrontare problemi legati alla pandemia.
A maggio 2020 l'avv. Sandra Bernardini, Dirigente della direzione affari legali in cui si trova l'ufficio elettorale, mi chiama dicendo "Antonio, hai mica un'idea di come fare a svolgere le elezioni studentesche a distanza?". Il caso ha voluto che avessi appena letto di una libreria open source per realizzare sistemi di voto elettronico che mi aveva colpito e nella mia ingenuità pensai che con poco sforzo avrei potuto usarla per realizzare un sistema di voto interno. È nato così Eligere, il sistema di voto elettronico open source che mantengo ed è già stato usato da altri Atenei e dalla CRUI per svolgere operazioni di voto elettronico. Ad oggi il sistema ha supportato l'elezione in oltre 700 collegi elettorali raccogliendo decine di migliaia di voti.
Ad agosto del 2020 mi chiama il Rettore chiedendomi di trovare una soluzione al tracciamento dei contatti in aula, dopo un primo momento di scetticismo (Immuni faticava a decollare nonostante tutti gli investimenti del governo) decido di riesumare una vecchia idea che avevo e sviluppiamo il sistema Signs (con Davide Borgioli e Giuseppe Maccioni) e attaccando oltre 30.000 codici QR sulle sedute di Ateneo e tracciando quindi con la scansione chi si siede in un particolare posto e in caso di contatto positivo potevamo ricostruire i vicini. Nuovamente il sistema è stato concepito in modo da poter essere usato in futuro per fornire accesso a materiale didattico digitale durante le lezioni in presenza. Il sistema ha trovato poi applicazione anche nella cartellonistica cittadina per promuovere il territorio in una collaborazione con l'assessorato alla cultura (e il progetto PiSigns).
A luglio 2021, in preparazione per l'avvio dell'anno accademico con la didattica mista (a distanza e in presenza), il Rettore richiede lo sviluppo di un software per gestire in modo equo l'alternanza tra partecipazione in presenza e a distanza alle lezioni, sulla scia di un'esperienza analoga fatta a Bologna. Sempre con lo spirito di costruire per il futuro, con Davide Borgioli, Antonio Zoglio, Claudia Arigoni, Giuseppe Maccioni e Annalisa Rosella, il software è divenuto Agenda Didattica, uno strumento che si sta rivelando sempre più importante per offrire un assistente digitale che supporti il percorso di studi di ciascun studente.
Infine, la necessità di realizzare procedure digitali rivolte a migliaia di persone ha portato all'adozione di procedure basate su workflow ed eventi utilizzate per molte delle procedure durante la pandemia e ora per procedure ordinarie grazie all'esperienza fatta e a cui Linda Martorini ha dato un contributo essenziale.
Un nuovo inizio
Ed eccoci qui, a tre anni di distanza, con 35.000 utenti che quotidianamente usano i servizi digitali del nostro Ateneo (prima della pandemia erano poche migliaia), a cercare di consolidare tutto il lavoro fatto in questi anni. Non sarebbe stato possibile senza il contributo di tutto il personale IT dell'Ateneo, che ha mostrato un grandissimo senso di appartenenza lavorando, per lunghi periodi, anche la sera e nei weekend, prendendosi il rischio di essere presenti anche quando la pandemia faceva ancora paura.
L'Ateneo post-pandemia ha quasi interamente bandito la carta ed è decisamente più digitale di quanto fosse nel 2019. Ma come sempre questo è un punto di partenza e non di arrivo, e il nuovo percorso è già iniziato, spesso per consolidare e rivedere i processi che durante l'emergenza sono stati realizzati senza troppa analisi. Per ora gli strumenti realizzati (ne ho menzionati solo alcuni) si stanno rivelando preziosi ed un buon punto di partenza da cui cominciare a disegnare un nuovo futuro insieme al tavolo per la Transizione Digitale - Università di Pisa Digitale e a Giuseppe Anastasi, delegato per la Transizione Digitale del nuovo Rettore Riccardo Zucchi.
A me personalmente questi anni hanno regalato tantissimo lavoro e stress, non sempre ero sicuro di riuscire a portare a casa il risultato, e in molti casi la mia naturale incoscienza mi ha aiutato nel lanciarmi a capofitto in progetti che sembravano molto difficili da portare a compimento. Ma è stata una grandissima avventura che mi ha fatto conoscere persone splendide e un senso di comunità che sarebbe bello sopravvivesse all'emergenza. Ringrazio chi mi ha aiutato sia in Ateneo che gli amici del gruppoICT CRUI, chi mi ha seguito anche quando sembrava che fosse un po' folle, e tutti i colleghi IT e del Comitato del SIA che non si sono mai tirati indietro e a cui va tutta la mia gratitudine.
Prof. Antonio Cisternino
Presidente Sistema Informatico d'Ateneo